The copyediting stage is intended to improve the flow, clarity, grammar, wording, and formatting of the article. It represents the last chance for the author to make any substantial changes to the text because the next stage is restricted to typos and formatting corrections. The file to be copyedited is in Word or .rtf format and therefore can easily be edited as a word processing document. The set of instructions displayed here proposes two approaches to copyediting. One is based on Microsoft Word's Track Changes feature and requires that the copy editor, editor, and author have access to this program. A second system, which is software independent, has been borrowed, with permission, from the Harvard Educational Review. The journal editor is in a position to modify these instructions, so suggestions can be made to improve the process for this journal.

Copyediting Systems

1. Microsoft Word's Track Changes Under Tools in the menu bar, the feature Track Changes enables the copy editor to make insertions (text appears in color) and deletions (text appears crossed out in color or in the margins as deleted). The copy editor can posit queries to both the author (Author Queries) and to the editor (Editor Queries) by inserting these queries in square brackets. The copyedited version is then uploaded, and the editor is notified. The editor then reviews the text and notifies the author. The editor and author should leave those changes with which they are satisfied. If further changes are necessary, the editor and author can make changes to the initial insertions or deletions, as well as make new insertions or deletions elsewhere in the text. Authors and editors should respond to each of the queries addressed to them, with responses placed inside the square brackets. After the text has been reviewed by editor and author, the copy editor will make a final pass over the text accepting the changes in preparation for the layout and galley stage. 2. Harvard Educational Review Instructions for Making Electronic Revisions to the Manuscript Please follow the following protocol for making electronic revisions to your manuscript: Responding to suggested changes.   For each of the suggested changes that you accept, unbold the text.   For each of the suggested changes that you do not accept, re-enter the original text and bold it. Making additions and deletions.   Indicate additions by bolding the new text.   Replace deleted sections with: [deleted text].   If you delete one or more sentence, please indicate with a note, e.g., [deleted 2 sentences]. Responding to Queries to the Author (QAs).   Keep all QAs intact and bolded within the text. Do not delete them.   To reply to a QA, add a comment after it. Comments should be delimited using: [Comment:]   e.g., [Comment: Expanded discussion of methodology as you suggested]. Making comments.   Use comments to explain organizational changes or major revisions   e.g., [Comment: Moved the above paragraph from p. 5 to p. 7].  Note: When referring to page numbers, please use the page numbers from the printed copy of the manuscript that was sent to you. This is important since page numbers may change as a document is revised electronically.

An Illustration of an Electronic Revision

1. Initial copyedit. The journal copy editor will edit the text to improve flow, clarity, grammar, wording, and formatting, as well as including author queries as necessary. Once the initial edit is complete, the copy editor will upload the revised document through the journal Web site and notify the author that the edited manuscript is available for review.
2. Author copyedit. Before making dramatic departures from the structure and organization of the edited manuscript, authors must check in with the editors who are co-chairing the piece. Authors should accept/reject any changes made during the initial copyediting, as appropriate, and respond to all author queries. When finished with the revisions, authors should rename the file from AuthorNameQA.doc to AuthorNameQAR.doc (e.g., from LeeQA.doc to LeeQAR.doc) and upload the revised document through the journal Web site as directed.
3. Final copyedit. The journal copy editor will verify changes made by the author and incorporate the responses to the author queries to create a final manuscript. When finished, the copy editor will upload the final document through the journal Web site and alert the layout editor to complete formatting.

 

Tahap copyediting dimaksudkan untuk meningkatkan alur, kejelasan, tata bahasa, susunan kata, dan format artikel. Ini merupakan kesempatan terakhir bagi penulis untuk membuat perubahan substansial pada teks karena tahap berikutnya dibatasi pada kesalahan ketik dan koreksi format. File yang akan disalin dalam format Word atau .rtf agar dapat dengan mudah diedit. Instruksi yang ditampilkan di sini mengunakan dua pendekatan untuk copyediting. Satu didasarkan pada “fitur Lacak Perubahan” dari Microsoft Word dan mengharuskan penyunting salinan, editor, dan penulis memiliki akses ke program ini. Sistem kedua, yang tidak bergantung pada perangkat lunak, telah dipinjam, dengan izin, dari Harvard Educational Review. Editor jurnal dalam posisi untuk memodifikasi instruksi ini, sehingga saran dapat dibuat untuk meningkatkan proses jurnal ini.

Sistem Copyediting

1. Microsoft Word's Track Changes terletak Di bawah Tools di menu bar, fitur Track Changes memungkinkan Copy editor untuk menyisipkan (teks muncul dengan warna) dan penghapusan (teks tampak dicoret dengan warna atau di margin saat dihapus). Copy editor dapat menempatkan kueri ke penulis (Kueri Penulis) dan ke editor (Kueri Editor) dengan memasukkan kueri ini dalam tanda kurung siku. Versi yang telah disalin kemudian diunggah, dan diinformasikan ke editor. Editor kemudian meninjau teks tersebut dan menginformasikan ke penulisnya. Editor dan penulis harus menyetujui perubahan yang diinginkan. Jika perubahan lebih lanjut diperlukan, editor dan penulis dapat membuat perubahan pada penyisipan atau penghapusan awal, serta membuat penyisipan atau penghapusan baru di tempat lain dalam teks. Penulis dan editor harus menanggapi setiap pertanyaan yang ditujukan kepada mereka, dengan tanggapan ditempatkan di dalam tanda kurung siku. Setelah teks ditinjau oleh editor dan penulis, Copy editor akan membuat pengalihan akhir atas teks tersebut, menerima perubahan dan persiapan untuk layout dan galery.

2. Harvard Educational Review Instructions untuk Membuat Revisi Elektronik pada Naskah Harap ikuti protokol berikut untuk membuat revisi elektronik pada naskah Anda: Menanggapi perubahan yang disarankan. Untuk setiap saran perubahan yang Anda terima, hapus teksnya. Untuk setiap perubahan yang disarankan yang tidak Anda terima, masukkan kembali teks asli dan cetak tebal. Melakukan penambahan dan penghapusan. Tunjukkan penambahan dengan menebalkan teks baru. Gantikan bagian yang dihapus dengan: [teks yang dihapus]. Jika Anda menghapus satu atau lebih kalimat, tunjukkan dengan catatan, misalnya, [menghapus 2 kalimat]. Menanggapi Queries to the Author (QA). Jaga agar semua QA utuh dan dicetak tebal di dalam teks. Jangan hapus mereka. Untuk membalas QA, tambahkan komentar setelahnya. Komentar harus dibatasi menggunakan: [Komentar:] misalnya, [Komentar: Diskusi metodologi yang diperluas seperti yang Anda sarankan]. Memberi komentar. Gunakan komentar untuk menjelaskan perubahan organisasi atau revisi besar misalnya, [Komentar: Pindah paragraf di atas dari hal. 5 sampai p. 7]. Catatan: Jika mengacu pada nomor halaman, harap gunakan nomor halaman dari salinan cetak dari manuskrip yang dikirimkan kepada Anda. Ini penting karena nomor halaman dapat berubah saat dokumen direvisi secara elektronik.

Ilustrasi Revisi Elektronik

1. Copyedit awal. Copy editor jurnal akan mengedit teks untuk meningkatkan aliran, kejelasan, tata bahasa, susunan kata, dan pemformatan, serta memasukkan kueri penulis jika diperlukan. Setelah pengeditan awal selesai, editor salinan akan mengunggah dokumen yang telah direvisi melalui situs web jurnal dan memberi tahu penulis bahwa naskah yang diedit tersedia untuk ditinjau.
2. Copyedit Penulis. Sebelum membuat penyimpangan dramatis dari struktur dan organisasi manuskrip yang diedit, penulis harus menghubungi editor yang menjadi ketua bersama. Penulis harus menerima / menolak setiap perubahan yang dibuat selama penyalinan awal, sebagaimana mestinya, dan menanggapi semua pertanyaan penulis. Setelah selesai dengan revisi, penulis harus mengganti nama file dari AuthorNameQA.doc menjadi AuthorNameQAR.doc (misalnya, dari LeeQA.doc ke LeeQAR.doc) dan mengunggah dokumen yang direvisi melalui situs web Jurnal seperti yang diarahkan.
3. Copyedit terakhir. Copy editor jurnal akan memverifikasi perubahan yang dibuat oleh penulis dan memasukkan tanggapan ke pertanyaan penulis untuk membuat naskah akhir. Setelah selesai, Copy editor akan mengunggah dokumen akhir melalui situs web jurnal dan memberi tahu editor layout untuk menyelesaikan pemformatan.